Scenarioplanning; een kwestie van cultuur: een onderzoek naar het belang van organisatiecultuur bij de keuze voor een methode van scenarioplanning om het lerend vermogen van organisaties te vergroten.

Abstract

Om zich staande te kunnen houden in steeds veranderende omstandigheden en om nieuwe kansen te kunnen grijpen, zal een organisatie moeten leren; de bestaande kennis moet voortdurend worden aangevuld met nieuwe kennis en vaardigheden. Een manier van leren is het ‘leren van de toekomst’ door middel van scenarioplanning. Scenario’s zijn beschrijvingen van alternatieve hypothetische toekomsten die verschillende perspectieven weergeven op ontwikkelingen uit het verleden, in het heden en voor de toekomst die kunnen dienen als een basis voor het nemen van actie. Door het opstellen van scenario’s kunnen organisaties anticiperen op, en ervaring opdoen met organisatorische, omgevingsgerichte en maatschappelijke ontwikkelingen. Mogelijke toekomstige gebeurtenissen worden geïntegreerd in consistente beelden van de toekomst. Hierdoor kunnen de bestaande mentale modellen van medewerkers worden beïnvloed. Wanneer een organisatie als geheel wil leren, zullen de mentale modellen van individuele organisatieleden moeten worden opgerekt, zodat er een nieuw gezamenlijk mentaal model ontstaat en vernieuwend leren mogelijk is. Dit mentale model moet ook bij voortduring moeten worden herzien, omdat een lerende organisatie nooit ‘klaar’ is. Een lerende organisatie is dan ook meer een perspectief dan een realiteit. Er zijn voorspellende, de normatieve en de onderzoekende methoden van scenarioplanning te onderscheiden. De keuze voor een scenariomethode hangt in de eerste plaats af van het doel van de organisatie. Wil scenarioplanning bijdragen aan het lerend vermogen van organisaties, dan zal aan een aantal voorwaarden moeten worden voldaan. Naast voorwaarden op het gebied van organisatiestructuur zijn de cultuurkenmerken van een organisatie van groot belang. Deze cultuurkenmerken staan centraal in dit onderzoek. Cultuurkenmerken bepalen het lerend vermogen van een organisatie en bepalen hoe een organisatie omgaat met de veranderende omgeving. In dit onderzoek is het lerend vermogen vervolgens gekoppeld aan de diverse methoden van scenarioplanning. Door scenarioplanningscases naast de meetlat van het lerend vermogen, bestaande uit een zestal tegenstellingen, te leggen, zijn in dit onderzoek uitspraken gedaan over of de gekozen methode de juiste was gezien de doelen van de organisatie gevolgd door algemene uitspraken voor dat organisatietype. Het blijkt dat de methode van scenarioplanning moet aansluiten bij heersende organisatiecultuur, bij bestaande denkbeelden, maar dat de gekozen methode tegelijk de mogelijkheid moet bieden bestaande denkbeelden te ontstijgen. Balans is hierbij belangrijk. Zo moet de scenarioplanningsmethode mentale modellen oprekken, maar tegelijk moeten de leden van een organisatie vertrouwen hebben in het proces van scenarioplanning en de uitkomsten ervan, de scenario’s. Het moet aansluiten bij de mentale modellen van de organisatieleden en bij de organisatiecultuur. Anders gezegd: ze moeten in de scenario’s iets terug moeten kunnen vinden van zichzelf. Tijdens het scenarioplanningsproces kunnen nieuwe inzichten en kennis worden ontwikkeld, waardoor het vermogen om in te spelen op veranderende omstandigheden, kan worden vergroot. Scenarioplanning kan een bijdrage leveren aan het lerend vermogen van een organisatie als de beelden, de nieuwe kennis voldoende aansluiten bij de mentale modellen van medewerkers. De centrale vraag van deze scriptie, ‘Hoe kunnen de verschillende methoden van scenarioplanning een bijdrage leveren aan het lerend vermogen van organisaties?’ , is daarom ook als volgt beantwoord. ’Wanneer gekozen wordt voor een methode van scenarioplanning zal deze moeten aansluiten bij de heersende organisatiecultuur en bij de doelstelling van de organisatie. Door in de aanpak en invulling van scenarioplanning rekening te houden met de cultuurkenmerken van een organisatie zal het lerend vermogen van de organisatie kunnen worden verhoogd.’ Door middel van vervolgonderzoek in een groter aantal organisaties zouden de in deze scriptie gevonden conclusies getoetst kunnen worden. Om meer inzicht te verkrijgen over de rol van de organisatiecultuur op de keuze voor een bepaalde methodiek van scenarioplanning zou een vervolgonderzoek nodig zijn waarin ook de daadwerkelijke effecten van scenarioplanning op het lerend vermogen zouden moeten worden onderzocht.